La matrice de gestion du temps: tirer le meilleur parti de votre temps

«Les plans ne sont rien; la planification est tout. - Président Dwight D. Eisenhower

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Vous disposez de 24 heures par jour, et les experts vous disent que vous devriez en passer 8 à dormir. Cela laisse 16 heures complètes pour faire tout ce qui doit être fait. Alors, pourquoi semble-t-il toujours qu'il n'y a JAMAIS assez d'heures dans une journée? La réponse à ce dilemme réside dans la façon dont vous gérez votre temps. La matrice de gestion du temps est une stratégie éprouvée, mais simple, que vous pouvez utiliser. Il est conçu pour vous aider à hiérarchiser vos responsabilités afin que vous puissiez toutes les assumer avec le moins de stress possible.

Cependant, la matrice de gestion du temps n'est pas un bouton magique. Cela n'ajoutera pas plus d'heures à votre journée, ni ne vous donnera une vitesse surhumaine pour terminer vos travaux avec du temps libre. Cela ne mettra pas non plus tout le monde en transe pendant que vous prenez votre temps à travailler sur vos tâches sans distractions - ce n'est pas CE genre de matrice! Ce qui est génial, c'est que cela peut fonctionner pour tout le monde, mais il y a certaines attitudes et compétences que vous devrez développer pour vous assurer que cela fonctionne pour vous.

Nous allons commencer par expliquer comment la matrice elle-même et son lien avec le 34e président des États-Unis. Nous ferons un suivi en soulignant les avantages de la matrice et en vous donnant quelques conseils utiles sur la façon d'utiliser au mieux la matrice pour faire votre liste de choses à faire!

Quelle est la matrice de gestion du temps?

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La matrice de gestion du temps est souvent appelée «Eisenhower Matrix», «Eisenhower Box» ou «Eisenhower Decision Matrix». C'est parce que le président Dwight 'Ike' Eisenhower (1890-1969) est crédité de sa création et l'aurait utilisé pendant sa présidence. Un autre nom souvent associé à la vulgarisation de la matrice est Stephen Covey (1932 -2012). Il était un éducateur, un auteur et un homme d'affaires qui a inspiré les autres avec ses idées sur l'efficacité et le leadership. Covey discute de l'utilité de la matrice d'Eisenhower dans son livre «Les 7 habitudes des personnes hautement efficaces».

La matrice d'Eisenhower est un carré divisé en quatre quadrants ou carrés plus petits (deux en haut et deux en bas). Il utilise quatre étiquettes: Important, Pas important, Urgent et Pas urgent. Les étiquettes qui se chevauchent pour chaque quadrant donnent la disposition suivante.

• Quadrant One (en haut à gauche) - Important et urgent
• Quadrant deux (en haut à droite) - Important mais pas urgent
• Quadrant trois (en bas à gauche) - Urgent mais pas important
• Quadrant quatre (en bas à droite) - Pas urgent et pas important

Nous confondons souvent ce que l'on entend par «important» et «urgent», pensant qu'ils sont identiques. La matrice de gestion du temps, cependant, rend la compréhension de la différence entre eux une nécessité. Ces deux mots sont responsables de prendre la matrice au-delà du simple tableau de gestion du temps où vous énumérez simplement les activités que vous souhaitez couvrir dans une période donnée.

Important: Ces éléments sont essentiels pour atteindre un objectif défini. Vous les considérez comme très importants, que ce soit personnellement ou pour quelqu'un qui vous tient à cœur.

Urgent:Ces éléments doivent être effectués immédiatement, généralement parce que les retarder aura des répercussions instantanées sur d'autres éléments ou domaines de votre vie.

Vous complétez la matrice en ajoutant chacune de vos tâches à un quadrant basé sur la combinaison d'étiquettes qui lui convient le mieux. Vous pouvez immédiatement voir comment la matrice de gestion du temps vous oblige à faire le point, non seulement sur toutes les choses que vous avez à faire, mais aussi comment vous les voyez, en ce qui concerne la pertinence et l'exigence de votre temps.

Quadrant un: important et urgent

Ce segment de la matrice Eisenhower contient les tâches auxquelles vous avez accordé la plus haute priorité. Ces emplois sont ceux qui ne peuvent pas être reportés pour plus tard et doivent être pris en charge immédiatement.Les éléments ici pourraient inclure une date limite proche pour un client ou votre patron. D'autres peuvent être:

• Une urgence médicale
• Une crise familiale
• Préparations de dernière minute pour un événement

Ces responsabilités ont tendance à être celles que vous ne pouvez déléguer à personne d'autre et que vous devez vous occuper de vous-même. Même si vous pouvez les déléguer, vous devrez superviser personnellement les détails de leur achèvement.

Dans un monde idéal, où vous êtes constamment au courant de vos tâches, et où il n'y a jamais d'urgences, Quadrant One serait vide! Nous savons tous, cependant, que ce n’est jamais le cas. Donc, pratiquement, les éléments du Quadrant One ne devraient pas être plus qu'une poignée. Garder le quadrant un au minimum se fait en travaillant régulièrement sur les éléments du quadrant deux. Ce faisant, ce sera moins stressant pour vous si vous devez ajuster la matrice et changer les choses parce que quelque chose survient qui prime sur tout le reste.

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De plus, trop d'articles dans le premier segment de votre matrice de gestion du temps pourraient indiquer que vous en avez trop dans votre assiette ou que vous avez mordu plus que vous ne pouvez en mâcher. Prenez un moment pour examiner objectivement chacune de vos entrées Quadrant One. Il est possible que certains d'entre eux soient dans le quadrant deux ou le quadrant trois - pas tout à fait aussi important ou urgent que vous le pensiez à l'origine.

Si votre Quadrant One déborde toujours, vous devrez peut-être abandonner certaines de vos responsabilités pour vous assurer que votre santé et votre santé mentale ne sont pas érodées par la montagne de choses urgentes et importantes que vous devez faire.

Quadrant deux: important mais pas urgent

Ici, vous placerez les éléments qui sont importants à moyen et à long terme - des choses que vous pouvez choisir de vous attaquer petit à petit. Le quadrant deux s'avère très utile lorsqu'il s'agit d'élaborer des stratégies ou de planifier pour l'avenir. Ces emplois méritent une part équitable de votre attention (c'est, après tout, pourquoi vous les qualifiez d'importants!). Cependant, leur achèvement n'est pas une question urgente. En fin de compte, vous visez que l'essentiel de vos tâches tombe dans le quadrant deux.

Ce segment de votre matrice de gestion du temps pourrait être réservé aux activités qui contribuent à votre bien-être général - votre santé physique, mentale et émotionnelle. Des choses comme faire de l'exercice, planifier des vacances ou passer du temps de qualité avec la famille et les amis. Les autres éléments possibles du quadrant deux comprennent:

• Cours de formation
• Développement professionnel
• Se préparer pour un événement
• Se tenir au courant de l'actualité
• Temps consacré à la planification

Dans la mesure du possible, la délégation des responsabilités et l'utilisation du travail d'équipe sont deux très bonnes façons d'aborder les éléments du quadrant deux. Il est également important de consacrer du temps à vos activités Quadrant Deux même si elles ne sont pas de la plus grande urgence. Si vous prenez l'habitude de les remettre à plus tard, il existe un risque très réel que ces éléments soient transférés dans votre Quadrant One et vous stressent.

Un exemple rapide est toujours de retarder le développement professionnel jusqu'à ce que vous vous rendiez soudainement compte que votre travail est maintenant en jeu parce que vous n'avez pas réussi à améliorer vos qualifications et à vous tenir au courant des développements dans votre domaine d'expertise. Des cours accélérés, des solutions rapides et le fait de devoir convaincre votre patron que vous considérez en fait le développement professionnel comme important et que vous vous efforcerez de vous améliorer, ne fera qu'empiler le stress.

Quadrant trois: urgent mais pas important

Les éléments du quadrant trois sont généralement considérés comme des distractions ou des interruptions qui vous empêchent de terminer les travaux des quadrants un et deux. Ils apparaissent avec un sentiment d'urgence, comme la sonnerie de votre téléphone, mais ils ne sont pas nécessairement importants. Les entrées du quadrant trois comprendront:

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• Quelques rencontres
• Quelques appels téléphoniques
• Quelques courriels

Remplir le quadrant trois a tendance à être délicat et se résume à votre compréhension de ce qui est important par rapport à ce qui est urgent.

Un bon exemple de ce qui se passe ici est cette troisième réunion de service de 3 heures pour le mois où vous connaissez les mêmes problèmes qu'avant, sera réorganisée. Une fois que c'est fini, tout le monde retournera aux affaires comme d'habitude. Vous ne voyez pas la réunion comme importante, mais votre patron le fait certainement et donc votre présence est une question urgente - vous ne pouvez pas la reporter.

En ce qui concerne les éléments du quadrant trois, allez-y en déléguant autant que vous le pouvez. Vous devrez peut-être toujours vérifier la progression de tout élément que vous avez délégué, pour vous assurer que cela est fait de manière efficiente et efficace. Sinon, il pourrait vous revenir avec une urgence encore plus grande que ce qui était initialement prévu.

De plus, les responsabilités que vous déléguez ne doivent pas nécessairement appartenir à une personne réelle. Par exemple, vous pouvez compter sur la messagerie vocale pour prendre certains de vos appels téléphoniques pendant que vous vous occupez des problèmes importants des quadrants un et deux. Plus tard, lorsque vous n'êtes pas si occupé, vous pouvez parcourir les messages pour savoir de quoi ils parlent et traiter chacun d'entre eux au besoin, peut-être en renvoyant l'appel.

Quadrant quatre: pas urgent et pas important

Si vous remplissez diligemment les trois premiers quadrants de votre matrice Eisenhower, vous serez peut-être agréablement surpris par le nombre de choses que vous finissez par reléguer au quadrant quatre! Ces éléments sont généralement de mauvaises habitudes improductives qui ne sont ni importantes ni urgentes. Ils ont tendance à encombrer votre journée et ne font rien de plus que vous empêcher d'accomplir des tâches importantes, urgentes ou les deux.

Des choses comme vérifier constamment sur vos comptes de médias sociaux et:

• Regarder la télévision pendant des heures
• Surfer sans but sur le Web
• Conversations téléphoniques centrées sur les commérages

Ces pertes de temps se présentent souvent sous le prétexte d'être urgentes - un message d'alerte sur votre téléphone, par exemple, mais elles ne sont jamais importantes. Les placer dans le quadrant quatre de votre matrice de gestion du temps est la première étape pour vous en débarrasser. Votre temps peut être beaucoup mieux consacré à des choses dans les trois autres quadrants - des choses que vous avez jugées importantes ou urgentes.

Bien sûr, trouver le temps de se détendre est toujours important et peut parfois devenir urgent. Cependant, poursuivre régulièrement des activités insignifiantes et improductives est le genre de chose que vous devriez essayer d'éliminer de vos activités quotidiennes.

Utiliser efficacement votre matrice de gestion du temps

Faites-le régulièrement

Il n'y a pas de règle stricte quant à la fréquence à laquelle vous devez écrire une matrice de gestion du temps. Cela dépendra de votre situation, de votre charge de travail et de la nature des tâches à accomplir. Certaines personnes trouvent qu'il leur est pratique de réviser et de mettre à jour la matrice sur une base hebdomadaire. D'autres préfèrent y travailler quotidiennement, en supprimant et en ajoutant des tâches si nécessaire. Quel que soit l'intervalle que vous choisissez, essayez de réserver un temps spécifique pour travailler sur votre matrice, car cela vous aidera à vous assurer que cela sera fait.

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Écris le

Quand il s'agit de planifier, c'est toujours une bonne habitude d'écrire les choses, que ce soit avec un stylo et du papier ou sur votre PC, tablette ou téléphone. L'acte même d'écrire, associé à la matrice visuelle que vous créez, aide à développer vos processus de pensée au fur et à mesure que vous triez les tâches à accomplir. C'est une bonne idée de conserver votre matrice de gestion du temps dans un endroit où vous la verrez souvent - l'écran d'accueil de votre ordinateur ou une copie papier stratégiquement placée, fonctionne bien.

La matrice de gestion du temps est destinée à faire plus que vous aider à accomplir vos tâches. C'est aussi une façon pour vous de prendre du recul et de mettre en perspective la façon dont vous voyez toutes les choses que vous voulez faire. Écrire physiquement la matrice vous aide à le faire.

Ajouter des détails

Pensez aux détails que vous ajoutez à votre matrice comme la première étape pour vous attaquer à chacune de vos tâches - un plan d'attaque, en quelque sorte. Lorsque vous placez chaque tâche dans la matrice Eisenhower, vous pouvez clarifier vos déclarations, ajouter des notes, diviser un gros travail en plus petits, puis ajouter des temps de réalisation séparés pour ceux-ci.

Être flexible

Votre matrice de gestion du temps n'est pas coulée dans le marbre. Des événements inattendus qui sont peut-être importants ou urgents peuvent survenir à tout moment et anéantir vos plans soigneusement préparés. Vous constaterez peut-être que les objets changent de place, sautant d'un quadrant à l'autre.

Par exemple, vous avez peut-être placé un emploi avec une échéance lointaine dans le quadrant deux (important mais pas urgent). Si les circonstances vous empêchent d'y assister du tout ou autant que vous l'auriez souhaité, vous constaterez peut-être que l'échéance se profile soudainement au-dessus de votre tête avec une bonne partie du travail encore incomplète. Cela signifie que vous devrez déplacer ce travail particulier vers le premier quadrant (important et urgent) pour vous assurer que sa date limite est respectée.

6 avantages de l'utilisation de la matrice de gestion du temps

1. Vous apprenez à prioriser: La capacité de reconnaître les choses qui sont importantes et de les distinguer des distractions sans conséquence autour de vous est une compétence inestimable. En travaillant avec la matrice de gestion du temps, vous constaterez que la hiérarchisation devient plus intuitive. Autrement dit, vous pouvez rapidement évaluer les tâches à accomplir en ce qui concerne leur pertinence et leur urgence, puis adapter votre approche en fonction de celles-ci.
2. Vous devenez plus organisé:La matrice Eisenhower ajoute de l'ordre à la manière dont vous vous acquittez de vos responsabilités. Ainsi, au lieu de travailler au hasard, vous savez quels travaux doivent être effectués en premier et que vous pouvez étaler sur une période.
3. Vous apprenez à lâcher prise:Ce ne sont pas seulement les distractions dont vous apprenez à vous débarrasser lorsque vous comptez sur votre matrice de gestion du temps pour vous guider dans l'accomplissement de vos tâches. Vous apprenez également à réaliser quand vous ne pouvez plus assumer de responsabilités et quand il est temps de confier certaines de vos tâches à d'autres.
4. Vous apprenez l'autodiscipline:L'autodiscipline consiste à prendre consciemment le contrôle de votre comportement. Cela implique d'être plus concentré sur les actions positives lorsque vous abandonnez les actions négatives. Ce trait découle naturellement des trois premiers avantages de la matrice: prioriser, organiser et éviter les distractions.
5. Vous accomplissez plus:En étant plus organisé et en évitant les activités qui perdent du temps, vous passez plus de temps à ce qui compte, en parcourant votre liste de tâches à un rythme beaucoup plus rapide. Ces 16 heures de votre journée ne semblent soudainement pas si courtes!
6. Vous êtes moins stressé:Très souvent, une grande partie du stress que nous subissons provient du fait d'avoir trop à faire à la fois et d'avoir l'impression que nous ne pouvons pas consacrer suffisamment de temps à chaque activité. Avec la matrice de gestion du temps, vous commencez à rester sur la bonne voie avec vos tâches et à respecter les délais, éliminant ainsi une grande partie de votre stress.

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Certaines personnes peuvent appliquer avec diligence une feuille de calcul de gestion du temps, comme la matrice, toutes seules. Pour d'autres, cependant, un petit conseil et des conseils d'un professionnel qualifié sont le catalyseur parfait pour les démarrer. Avez-vous des problèmes de procrastination chronique, êtes-vous constamment mal organisé ou continuellement distrait par les choses «pas importantes et pas urgentes» de la vie? Plus tôt vous sollicitez de l'aide, plus tôt vous pourrez commencer à voir la différence que la matrice de gestion du temps peut faire pour vous.

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